Тест: Докутаин
Конфиденциальность и безопасность
Перед установкой приложения я хотел узнать, как Докутаин обрабатывает данные и какие разрешения доступа требуются приложению.
Docutain - это приложение «Сделано в Германии», разработанное INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH из Кобленца. Компания прозрачна в отношении обработки данных.
Все данные сохраняются только локально на конечном устройстве и также могут быть зашифрованы пользователем. Шифрование не позволяет третьим лицам читать документы в виде обычного текста. Если вы загружаете зашифрованные данные приложения в облако, вам не нужно беспокоиться о том, что третьи стороны, имеющие доступ к облаку, также будут иметь доступ к документам. Ключ, который используется для шифрования, генерируется паролем, введенным пользователем во время начальной настройки. Этот пароль следует хорошо запомнить, потому что, чтобы Docutain мог гарантировать пользователю максимальную безопасность, пароль никогда не сохраняется с Docutain. Поэтому нет возможности восстановить пароль, если он утерян.
Отчеты об ошибках и статистика использования приложений хранятся в Центре приложений Microsoft. Сбор таких данных анализа является обычным, но он анонимный и не содержит никаких личных данных.
Права доступа приложения включают камеру, которая используется для сканирования документов, память для хранения отсканированных документов и доступ в Интернет, если вы хотите передать данные в облако.
Цели и функции
Простое и быстрое сканирование
Docutain обещает справиться с любыми типами документов. Примеры применения:
- Оцифровка счетов-фактур и квитанций
- Управление контрактами любого типа
- Сканирование и управление рецептами из газет или снимков экрана
- Краткое изложение инструкции по эксплуатации
- Оцифровка домашних заданий и рабочих листов
Поэтому для пробного запуска я взял папку и отсканировал разные типы документов.
Первое сканирование было на удивление быстрым и легким. Поднесите камеру смартфона к документу, дождитесь зеленого наложения, а Docutain сделает все остальное. В автоматическом режиме приложение запускается, если выравнивание идеальное без каких-либо действий со стороны пользователя. В ручном режиме, как следует из названия, пользователь должен сам нажимать кнопку спуска.
Идеальные условия освещения или высококонтрастный фон не являются обязательными. В большинстве случаев сканирование прошло без каких-либо препятствий. Если расстояние до документа неверное, приложение советует пользователю переместить камеру ближе к документу. Заточка, резка и выравнивание происходит в автоматическом режиме постобработки. Конечно, также можно провести собственную обработку (резка, вращение, фильтрация).
Комплексное администрирование
Отсканированные документы могут быть снабжены метаданными (имя, дата, ключевые слова, адрес, сумма, налоговая релевантность) и классифицированы по типу документа (счета-фактуры, рецепты, сертификаты и т. Д.).
Подобно классической папке — только цифровой — во всех документах, хранящихся в Docutain, можно осуществлять поиск по предоставленным метаданным. С помощью OCR (распознавание текста) возможен даже поиск прямо по текстовому содержимому документов. Кроме того, документами можно делиться из приложения в виде PDF-файла с возможностью поиска или изображения (JPG).
PDF и облако
В принципе, Docutain сохраняет все документы в формате файла, который можно открыть только с Docutain. Экспорт в формат PDF можно активировать в настройках, но он недоступен для пользователей версии Pro.
Практическая функция, которая позволяет использовать Docutain на всех устройствах из любого места, - это облачное соединение. Поддерживаются следующие облачные провайдеры: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud и ownCloud.
iOS, Android и Windows
Докутаин можно установить практически на любое устройство. Пользователи Apple iOS и Android могут совершенно бесплатно загрузить приложение из соответствующего магазина приложений. К счастью, INFOSOFT не использует рекламу. Обновление до Docutain Pro возможно в виде покупки в приложении и стоит 4,99 евро один раз. Docutain Pro предлагает, помимо прочего, пакетное сканирование, функцию напоминания и возможность импорта файлов PDF. Вот обзор функций Pro:
В дополнение к приложению Docutain также доступен в виде приложения для Windows. В отличие от версии приложения, настольную версию можно использовать бесплатно в рамках 14-дневной фазы тестирования. После этапа тестирования можно приобрести Docutain Desktop за 24,99 евро в год / 2,99 евро в месяц (для бизнеса: 199,00 евро / 19,99 евро). При покупке настольной лицензии Windows Docutain Pro автоматически активируется на мобильных устройствах.
Изменение климата
Те, кто использует докутаин, также вносят свой вклад в защиту климата. Как партнер проекта по восстановлению лесов Tree-Nation, Docutain помогает пересадить планету. Отсканированные документы - это деревья, которые приносят пользу проекту Tree-Nation.
На момент написания этой статьи Docutain уже внес в проект 14857 деревьев! Вы можете увидеть, сколько деревьев вы добавили сами, через пункт меню «Защита климата» в приложении.
Вы можете найти дополнительную информацию о защите климата Docutain по адресу: docutain.de/Климашутц
Маркс
Не могу согласиться с предыдущими комментариями. Я очень доволен приложением, особенно качеством сканирования и набором функций. Мне ответили на запрос в службу поддержки через 2 дня.
Кажется, теперь компания также предлагает SDK для сканирования: https://sdk.docutain.com
Олень-самец
Могу только согласиться с предыдущими комментариями. Программное обеспечение даже не распознает дубликаты PDF-файлов. Кроме того, я не вижу принципиальной доработки версии для Windows (см. функции и дизайн). Нет никаких указаний на это до истечения срока действия подписки. Подписку можно оформить онлайн. Но нужной кнопки завершения я не обнаружил. Клиент должен платить.
Филип Досталь
Я очень недоволен Докутейном. Набор функций скромный, программное обеспечение подвержено ошибкам. Автоматическая индексация сканов неадекватна. Обидно за потраченное время.
Ханс-Юрген
Идея хорошая, остальное отстой. сервис, что это?
Сегодня утром обновление на мобильном телефоне Android, теперь программа больше не используется.
Вас как покупателя обманывают.
Кажется, что девиз: «Единственное, что вас беспокоит, это клиент».
Ральф
...также мой опыт - короткий стандартный ответ, затем - если возникнут дальнейшие трудности - мертвая тишина.
Хёрике
Приложение для смартфона стоит не 4,99 евро один раз по окончании пробного периода, а ежемесячно! Годовая подписка стоит 49,99 евро.
Гарри критично
В Windows 10 / Windows 11 программное обеспечение — полная катастрофа. Это игра и программное обеспечение для рукоделия. Если мне нужны минуты, чтобы изменить данные или даже удалить записи данных, потому что программа постоянно и постоянно синхронизируется, программу нельзя использовать профессионально. Если ошибки замечаются только через несколько месяцев (!), а затем вы получаете сообщение о том, что вы изо всех сил работаете над их исправлением, я не могу думать ни о чем другом. Тот факт, что программу вообще можно использовать — даже с имеющимися данными — после того, как купленная подписка (годовая подписка) истечет, — это еще одна щека. Я могу только предостеречь каждого профессионального пользователя от этого программного обеспечения. Кажется, он предназначен больше для удобного поколения, чем для профессиональных пользователей DMS.
Эдгар
Что мне действительно нравится в Docutain, так это простота процесса сканирования. Со смартфоном все, что вам нужно сделать, это сфотографировать документ, дать ему название и все. Проходит 10 секунд и документ оцифровывается. Однако, чтобы воспользоваться всеми преимуществами, вы также должны назначить ключевые слова, дату документа и создателя документа. Все эти метаданные могут быть назначены в качестве критерия поиска. Если последовательно вводить все метаданные, можно найти документ за считанные секунды. Это так часто помогало мне в повседневной жизни, в ситуациях, о которых я раньше и не подозревал. Поиск в Docutain просто фантастика.
Приложение Windows у меня работает без проблем, вылетов нет. Синхронизация с GMX Cloud также проходит без проблем. Это означает, что ваши документы всегда доступны на всех устройствах и всегда актуальны.
Docutain стал неотъемлемой частью моей повседневной жизни. Я с нетерпением жду каждого нового документа, который смогу отсканировать — серьезно!
Мартин
К сожалению, версия для Windows не может подключиться к Google Диску, потому что программное обеспечение классифицируется как небезопасное. К сожалению, это означает, что концепция кросс-систем полностью уходит под воду. Так что, в конце концов, это скорее уловка, чем настоящая DMS.
Ханс-Юрген Вернер
Что мне не нравится, так это
Поля версии для ПК / Handy перечислены по-другому.
Отсканированное на ПК необходимо снова вызвать на мобильном телефоне и отредактировать, чтобы получился файл PDF.
Цена в остальном на высоте
Хартмут П.
приложение хорошо работает на смартфоне, настоящая катастрофа под Windows 10, регулярно вылетает. Обслуживание занимает 3-5 дней, мне это окончательно надоело.