Тестируемое приложение Docutain - сканирование и управление документами

 Тест: Докутаин 

 Конфиденциальность и безопасность  

Перед установкой приложения я хотел узнать, как Докутаин обрабатывает данные и какие разрешения доступа требуются приложению.

Docutain - это приложение «Сделано в Германии», разработанное INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH из Кобленца. Компания прозрачна в отношении обработки данных.

Все данные сохраняются только локально на конечном устройстве и также могут быть зашифрованы пользователем. Шифрование не позволяет третьим лицам читать документы в виде обычного текста. Если вы загружаете зашифрованные данные приложения в облако, вам не нужно беспокоиться о том, что третьи стороны, имеющие доступ к облаку, также будут иметь доступ к документам. Ключ, который используется для шифрования, генерируется паролем, введенным пользователем во время начальной настройки. Этот пароль следует хорошо запомнить, потому что, чтобы Docutain мог гарантировать пользователю максимальную безопасность, пароль никогда не сохраняется с Docutain. Поэтому нет возможности восстановить пароль, если он утерян.

 Отчеты об ошибках и статистика использования приложений хранятся в Центре приложений Microsoft. Сбор таких данных анализа является обычным, но он анонимный и не содержит никаких личных данных.

Права доступа приложения включают камеру, которая используется для сканирования документов, память для хранения отсканированных документов и доступ в Интернет, если вы хотите передать данные в облако.

 Цели и функции 

 Простое и быстрое сканирование 

Docutain обещает справиться с любыми типами документов. Примеры применения:

• Оцифровка счетов-фактур и квитанций
• Управление контрактами любого типа
• Сканирование и управление рецептами из газет или снимков экрана
• Краткое изложение инструкции по эксплуатации
• Оцифровка домашних заданий и рабочих листов

Поэтому для пробного запуска я взял папку и отсканировал разные типы документов.

Первое сканирование было на удивление быстрым и легким. Поднесите камеру смартфона к документу, дождитесь зеленого наложения, а Docutain сделает все остальное. В автоматическом режиме приложение запускается, если выравнивание идеальное без каких-либо действий со стороны пользователя. В ручном режиме, как следует из названия, пользователь должен сам нажимать кнопку спуска.

Идеальные условия освещения или высококонтрастный фон не являются обязательными. В большинстве случаев сканирование прошло без каких-либо препятствий. Если расстояние до документа неверное, приложение советует пользователю переместить камеру ближе к документу. Заточка, резка и выравнивание происходит в автоматическом режиме постобработки. Конечно, также можно провести собственную обработку (резка, вращение, фильтрация).

 Комплексное администрирование 

Отсканированные документы могут быть снабжены метаданными (имя, дата, ключевые слова, адрес, сумма, налоговая релевантность) и классифицированы по типу документа (счета-фактуры, рецепты, сертификаты и т. Д.).

Подобно классической папке — только цифровой — во всех документах, хранящихся в Docutain, можно осуществлять поиск по предоставленным метаданным. С помощью OCR (распознавание текста) возможен даже поиск прямо по текстовому содержимому документов. Кроме того, документами можно делиться из приложения в виде PDF-файла с возможностью поиска или изображения (JPG).

 PDF и облако 

В принципе, Docutain сохраняет все документы в формате файла, который можно открыть только с Docutain. Экспорт в формат PDF можно активировать в настройках, но он недоступен для пользователей версии Pro.

Практическая функция, которая позволяет использовать Docutain на всех устройствах из любого места, - это облачное соединение. Поддерживаются следующие облачные провайдеры: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud и ownCloud.

 iOS, Android и Windows 

Докутаин можно установить практически на любое устройство. Пользователи Apple iOS и Android могут совершенно бесплатно загрузить приложение из соответствующего магазина приложений. К счастью, INFOSOFT не использует рекламу. Обновление до Docutain Pro возможно в виде покупки в приложении и стоит 4,99 евро один раз. Docutain Pro предлагает, помимо прочего, пакетное сканирование, функцию напоминания и возможность импорта файлов PDF. Вот обзор функций Pro:

В дополнение к приложению Docutain также доступен в виде приложения для Windows. В отличие от версии приложения, настольную версию можно использовать бесплатно в рамках 14-дневной фазы тестирования. После этапа тестирования можно приобрести Docutain Desktop за 24,99 евро в год / 2,99 евро в месяц (для бизнеса: 199,00 евро / 19,99 евро). При покупке настольной лицензии Windows Docutain Pro автоматически активируется на мобильных устройствах.

 Изменение климата 

Те, кто использует докутаин, также вносят свой вклад в защиту климата. Как партнер проекта по восстановлению лесов Tree-Nation, Docutain помогает пересадить планету. Отсканированные документы - это деревья, которые приносят пользу проекту Tree-Nation.

На момент написания этой статьи Docutain уже внес в проект 14857 деревьев! Вы можете увидеть, сколько деревьев вы добавили сами, через пункт меню «Защита климата» в приложении.

Вы можете найти дополнительную информацию о защите климата Docutain по адресу: docutain.de/Климашутц